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Date de l'offre : |
13 sep 2006 |
| Validité de l'offre : | 1 mois |
| Organisation : | ader |
Poste | |
| Fonction : | Encadrement Direction |
| Intitulé du poste : | Responsable administratif et financier |
| Région : | Asie |
| Pays / Ville : | Pondichéry - Inde |
| Mission : | |
| Descriptif de la mission Sous la supervision du Chef de Mission, et rapportant fonctionnellement à l’Administrateur d’ADER à Paris, l’administrateur est en charge du département administration et finances de la mission d’ADER à Pondichéry ; Il maintient en particulier un contrôle effectif sur tous les aspects de l’administration et des finances de la Mission. Il fait en sorte que les procédures internes et celles des bailleurs, ainsi que les lois et règlements applicables sont respectés. Responsabilités principales : • S’assurer que tous les documents comptables et les livres de comptes, y compris les documents de support, les documents informatiques, la comptabilité informatisée (CIEL) et les tableaux Excel de suivi sont régulièrement mis à jour, vérifiés, classés et conservés en ordre et de manière sûre pour toute demande de la part d’ADER, des bailleurs ou des auditeurs. • Fournir au Chef de Mission et à ADER Paris, pour validation, des rapports financiers mensuels, y compris les rapports destinés mensuellement ou selon la périodicité contractuelle aux différents bailleurs. • S’assurer que les programmes mis en œuvre par la mission répondent à toutes leurs obligations contractuelles en ce qui concerne l’administration et les finances. • S’assurer que toutes les dépenses de la mission sont couvertes par les budgets des programmes ou autorisées spécifiquement par Paris. Obtenir le recouvrement des dépenses non éligibles s’il y en a. • Formaliser et mettre à jour les procédures financières garantissant un minimum de risques financiers pour la mission et s’assurer de leur respect par les responsables des programmes et les partenaires. • Mettre en place et maintenir des contrôles effectifs sur toutes les transactions de la mission et des programmes. • Gérer la caisse et la banque, et s’assurer que les comptages de caisse et rapprochements bancaires garantissent l’exactitude des comptes. • S’assurer que la paye des salariés de la mission correspond à la liste nominative approuvée par le Chef de Mission, dans le cadre des obligations contractuelles des programmes. Responsabilités dans le cadre des programmes en partenariat : • Suivre les dossiers administratifs des ONG partenaires recevant des fonds de l’étranger (envoi, destination des fonds et suivi des soldes par activité). • Contrôler les dépenses des projets mis en œuvre par les partenaires, avec une attention particulière à l’éligibilité des dépenses, à la conformité des documents comptables et au contrôle de la concordance entre budgétisé et réalisé. • Assurer le suivi et les rapprochements mensuels des recettes et des dépenses réalisées par chacun des partenaires, y compris pour les fonds liés aux programmes envoyés directement par certains bailleurs ou partenaires étrangers. • Contrôler les comptes de trésorerie des partenaires locaux sur les programmes ADER et établir les situations mensuelles de caisse, de banque, les rapprochements bancaires, et les soldes des comptes de tiers (avances sur projet à justifier). • Contrôler le bien fondé et l’exactitude des montants des appels de fonds du bureau de Pondichéry et des ONG partenaires. Responsabilités administratives : • Préparer et mettre à jour le règlement intérieur de la mission, en s’assurant en particulier que les dispositions légales en vigueur en Inde, à Pondichéry et dans le Tamil Nadu sont respectées. • S’assurer de la conformité des contrats de travail des personnels avec la législation et la réglementation en vigueur. Préparer les contrats des personnels locaux. • Appuyer le Chef de Mission dans les recherches légales et réglementaires nécessaires au bon fonctionnement des projets et à la pérennisation de la mission. • S’assurer que les documents administratifs, y compris les courriers, sont enregistrés, classés et conservés en lieu sûr, et émis en conformité avec les dispositions contractuelles. • S’assurer du suivi des consommations des véhicules et des bureaux, gérer le stock des consommables. • Effectuer et mettre à jour l’inventaire des biens de la mission, conformément aux règles comptables et demandes des bailleurs. • S’assurer du transfert des biens inventoriés en fin de projet conformément aux contrats. | |
Profil du candidat | |
| Expériences : | Expérience de terrain d'au moins 3 ans, de préference dans des pays asiatiques |
| Formation : | Supérieure |
| Langues : | Excellent anglais lu et écrit |
| Qualité : | Capacité à travailler en équipe et à s'adapter au contexte culturel indien |
| Complément : | Très bonne connaissance de l'outil informatique |
Conditions | |
| Statut : | Salarié |
| Durée du contrat : | juqu'au 30 juin 2007 |
| Salaire / Indemnité : | selon expérience et qualification |
| Documents à envoyer : | CV + Lettre de Motivation |
| Contact : | Mélanie Raynal |
| Email : | [email protected] |